تأمین تجهیزات (Procurement)

تأمین تجهیزات یا همان Procurement فرآیندی است مربوط به شناسایی، توافق بر سر شرایط، خریداری و دریافت کالاها، خدمات یا عقد قرارداد با نیروی کار پیمانی از یک منبع بیرونی، که اغلب از طریق برگزاری مناقصه یا یک فرآیند رقابتی تعیین قیمت صورت می پذیرد.

تأمین تجهیزات، در کل، مستلزم تصمیم گیری در خصوص خریداری تجهیزات، ماشین آلات، کالاها و خدماتی است که یا کمیاب و گران اند یا تهیه شان زحمت بسیار دارد.

تأمین تجهیزات مستلزم آماده سازی، ارائه ی درخواست، و فرآیند پرداخت است که چون هماهنگی بخش های مختلف یک شرکت را می طلبد، کاربست شیوه های نوین مدیریت در یک پارچه سازی رویه های کاری، برخورداری از یک آرشیو جامع و تعامل بخش های مختلف با کارفرما را ایجاب می کند. هزینه های مترتّب بر تأمین تجهیزات، بسته به نوع تقاضا برای تأمین تجهیزات و قطعات مقولات مختلفی را در بر می گیرد.

با استفاده از داده های درستِ موجود و بهره گیری از شیوه های مربوط به تحلیل اقتصادی نظیر تحلیل هزینه ـ فایده کوشش می شود بهترین خرید ممکن را انجام دهیم. البته نباید از خاطر برد که پیشنهاد قیمت مناسب امری است رقابتی که معمولاً یک بخش از اغلب فرآیندهای مرتبط با تأمین تجهیزات آن هم در اِشِل بزرگ به-شمار می رود.

برای مدیریت تأمین تجهیزات یا فرآیندهای تأمین تجهیزات شاید لازم باشد که یک شرکت بخش قابل توجهی از منابع خود را به کار گیرد. فرآیند مربوط به تأمین تجهیزات اغلب یک بخش کلیدی از استراتژی یک شرکت است چرا که توانایی خرید برخی از مواد یا خدمات خاص می تواند تعیین کننده ی سودآوری یا عدم سودآوری در یک پروژه باشد.

به طور جامع، یک فرآیند تأمین تجهیزات مشتمل است بر برنامه ریزی خرید، تعیین استانداردها، تهیه ی لیستی از مشخصات کالاها یا خدماتی که باید خریداری شوند، تحقیق حول بهترین تولیدکنندگان یا عرضه کنندگان این کالاها یا خدمات، انتخاب بهترین گزینه ی موجود، تدارکات مالی، مذاکره و چانه زنی حول قیمت و هماهنگی و نظارت بر عرضه، دریافت، اَنبارگردانی، توزیع و ثبت تجهیزات و کالاهای خریداری شده.

تقاوت میان خریدن و تأمین تجهیزات

بسیاری از افراد به اشتباه خریدن Purchasing را به جای تأمین تجهیزات Procurement به کار می برند. ولی علیرغم شباهت های موجود بین این دو اصطلاح، معنای آنها بالکل متفاوت است. اجازه دهید تفاوت این دو را روشن سازیم تا این سوء تعبیر برطرف گردد.
تأمین تجهیزات اصطلاحی است که در صنعت و تجارت آن را برای اِطلاق به فعالیت های مرتبط با دست یابی به تجهیزات، کالاها و خدمات از منبعی مطمئن و اصلی به کار می بندند، فعالیت هایی که، در کل، شامل شناسایی، مذاکره و گزینش کالاها و خدمات است. در صورتی که، خرید یا خریداری کالاها و خدمات صرفاً به-معنای فرآیندی است که طی آن دسته ای از کالاها و خدمات سفارش  داده می شوند.

مراحل مختلف مربوط به فرآیند تأمین تجهیزات

1. شناسایی تجهیزات، کالاها و خدماتی که یک شرکت یا کارفرما نیاز دارد
2. ارائه و تحویل درخواست خرید
3. ارزیابی و گزینش فروشندگان
4. مذاکره در خصوص قیمت و شرایط
5. تنظیم یک سفارش خرید
6. دریافت و بازبینی کالاهای تحویل داده شده
7. تأیید فاکتور و انجام هماهنگی های لازم برای پرداخت هزینه
8. ثبت اقلام خریداری شده
مراحل مربوط به فرآیند خرید
1. تأیید سفارش خرید
2. تهیه ی لیست کالاهای ارسالی
3. دریافت کالاها
4. ثبت فاکتور خرید
5. پرداخت هزینه خرید به عرضه کنند ه ی کالاهای خریداری¬شده